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Voce sabe o que é Kanban e como ele auxilia na gestão de sua empresa?

Voce sabe o que é Kanban e como ele auxilia na gestão de sua empresa?

Você conhece o seu negócio, e você sabe como você quer que ele funcione. Você tem cronogramas, prazos, objetivos e indicadores. Você sabe o que funcionou no passado, e o que não funcionou.

Enquanto algumas ferramentas de gerenciamento de projetos são projetadas para tipos específicos de projetos, produtos ou serviços, o Kanban é um dos sistemas que verdadeiramente podem ser aplicados a todas as situações.

Se você tiver apenas um único projeto ou produto para gerenciar, você pode usar qualquer outro programa de gestão. Mas na maioria dos casos e empresas, você tem vários projetos, serviços, e produtos para trabalhar, e é aí que entra o Kanban.

Kanban para gerir produtos, serviços, e projetos

Nós gostamos de conceitos simples. Os conceitos e princípios mais populares e duradouros de gestão são aqueles que são simples, claros e fáceis de seguir. O Kanban, por exemplo, tornou-se rapidamente a referência para a fabricação de automóveis na década de 1990, e agora ele é usado em vários setores da indústria. Como? Vamos ver.

Quando prateleiras são esvaziadas em uma padaria, a falta física do produto é visualmente detectada durante controles regulares efetuados pelos funcionários. As prateleiras são reabastecidas a partir do inventário no depósito. A remoção de inventário envia um sinal para o reabastecimento. Inicialmente 100% físico, este conceito tem sido amplamente melhorado com a adição da transferência automatizada eletrônica.

Em uma fábrica de montagem de automóveis, o conceito de um sistema de entrada é respeitado. Os menores estoques possíveis são mantidos constantemente, e a substituição por meio de encomenda, montagem ou fabricação das peças só é acionado quando as peças ou veículos são consumidas. Na outra ponta, há um sistema de saída onde, por exemplo, uma ordem programada de 1000 pastilhas de freio pode ser entregu mesmo quando a linha de montagem for interrompido para manutenção. No sistema Kanban, uma vez que o inventário de pastilhas de freios não foi consumido, não há sinal para fazer um novo pedido, uma vez que ainda não são necessárias novas pastilhas.

Em um contexto de gerenciamento de projetos, os passos, ações e metas são todos definidos e visualmente exibidos em uma ordem lógica. A conclusão de uma etapa em seu processo de trabalho impulsiona os passos seguintes, e uma modificação em um nível é despachada em todas as ações dependentes. Graças à natureza visual do Kanban, nada fica esquecido ou é ignorado, e você pode, simultaneamente, ter uma visão de todo o seu projeto e se concentrar em detalhes.

O melhor de tudo: há tanto formas offline quanto online para gerir o Kanban, e uma dessas ferramentas vai funcionar perfeitamente para você.

Compreenda o significado das raias do Kanban

Embora seja possível classificar etapas na ordem que você quer que elas ocorram dentro de um sistema Kanban, o detalhamento de tempo e da programação pode tornar-se complexo. Mais uma vez, vemos que as ideias mais simples são as melhores. Você não precisa ser um especialista em ferramentas de gerenciamento de projeto para compreender a estrutura e uso de raias em um sistema Kanban.

A maioria dos projetos irá incluir uma mistura semelhante de prioridades. Algumas ações são essenciais, e podem significar o sucesso ou o fracasso de seu projeto. Essa é a primeira raia do sistema Kanban. Outras ações precisam ser respeitadas e garantem muita atenção, mas podem ser realizadas em um menor grau de urgência do que os itens na primeira raia. Uma terceira raia de atividades não são críticos para o projeto, ou pode ser tratado conjunto às ações principais. Estas você coloca nas raias mais lentas. Ou seja, você vai de uma raia lenta para uma raia mais rápida de projetos.

Se fizermos uma análise do quadro do Kanban como uma planilha de Excel, as raias serão as linhas, enquanto as colunas são as etapas do trabalho, projeto, ou serviço.

Ao projetar seu Kanban com a priorização de acordo com raias, você incorpora um importante conceito de hierarquia. E não é apenas com relação ao tempo. Você também pode criar raias para:

  • Diferentes líderes ou grupos
  • Variações de produtos ou serviços
  • Diferentes sites, unidades ou setores da empresa
  • Múltiplas fases de desenvolvimentos de projeto, produto, ou serviço

Na prática geral, as raias Kanban são representadas em colunas. Na parte superior da coluna, estarão as ações de importância crítica ou urgente, e elas diminuem de urgência e importância a medida que você desce pela coluna. Você está livre para organizar o seu Kanban como achar melhor, mas lembre-se que, acima de tudo, o Kanban precisa ser uma representação visual do seu fluxo de trabalho. Usando um formato lógico e padronizado é a melhor maneira de garantir o sucesso.

No vídeo a seguir você poderá entender como funciona este método:

Como funciona o Kanban

 

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